Áp dụng các nguyên tắc quản lý Lean (Lean Management Principles) là một hành trình đầy thách thức. Mục tiêu chính là loại bỏ lãng phí mà không ảnh hưởng đến năng suất, từ đó tối ưu hóa giá trị cho khách hàng.
Tuy nhiên, khi bắt tay vào thực hiện, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng thành công. Để hiểu rõ hơn, chúng tôi đã hỏi sáu chuyên gia hàng đầu: “Bạn đang áp dụng nguyên tắc quản lý Lean như thế nào tại đơn vị của mình?” Những chia sẻ thực tế dưới đây sẽ là nguồn cảm hứng và định hướng quý báu cho các doanh nghiệp đang theo đuổi mô hình quản lý này.

1. Văn Hóa Kaizen: Mọi Người, Mỗi Ngày, Mọi Nơi
Theo một nhà quản lý cấp cao, Lean không chỉ là một công cụ – mà là một phần trong “hơi thở” của doanh nghiệp. Từ quản lý nhân sự, hoạch định, phát triển sản phẩm đến giải quyết vấn đề, mọi lĩnh vực đều thấm nhuần nguyên tắc quản lý Lean.
Quá trình triển khai Lean bắt đầu từ việc cải tiến hoạt động nội bộ (5S, quản lý trực quan, nâng cao chất lượng), sau đó mở rộng sang bộ phận bán hàng, nơi đội ngũ có thể hỗ trợ cả khách hàng thực hiện hành trình cải tiến Lean của riêng họ.

2. Làm Lộ Rõ Vấn Đề Ẩn Giấu
Một giám đốc điều hành cho biết: “Chúng tôi xem việc giải quyết vấn đề là cơ hội học hỏi và nâng cao hiệu suất.”
Quy trình bắt đầu bằng việc xác định rõ “khoảng cách” giữa hiện tại và mục tiêu mong muốn, sau đó áp dụng phương pháp 5 lần hỏi “Tại sao” (5 Whys) để truy tìm nguyên nhân gốc rễ.
Đặc biệt, trách nhiệm được chia sẻ, không đổ lỗi cá nhân. Giải pháp được đưa ra phải đi kèm kế hoạch theo dõi (trong chu trình PDCA – Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động).
Mục tiêu cuối cùng là phát triển văn hóa làm việc hiệu quả và tư duy lãnh đạo trong toàn đội ngũ.

3. Tôn Trọng Con Người Trong Từng Quy Trình
Một chuyên gia Lean tại bộ phận phụ tùng chia sẻ: “Điều quan trọng nhất trong nguyên tắc quản lý Lean là sự tôn trọng lẫn nhau. Mỗi quy trình đều ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp – và cuối cùng là đến trải nghiệm khách hàng.”
Ví dụ cải tiến thực tế:
• Giảm thời gian tìm kiếm phụ tùng: Bằng cách thay thế kệ cố định bằng kệ có nhãn từ tính và ngăn chia linh hoạt, kỹ thuật viên tiết kiệm trung bình 5 phút mỗi lượt nhận hàng.
• Quản lý hóa chất hiệu quả: Di chuyển vị trí lưu trữ, áp dụng nguyên tắc “nhập sau – xuất trước” giúp không bị hết hàng.
• Tăng hiệu suất kho: Chuyển đổi cách đánh mã vị trí giúp mọi người đều có thể dọn kho và lấy hàng dễ dàng.

4. Quản Lý Trực Quan Và Chuẩn Hóa
Một trưởng bộ phận quy trình dịch vụ cho biết: “Chúng tôi áp dụng 5S mạnh mẽ – mọi khu vực đều được chuẩn hóa rõ ràng.”
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phát triển:
• Biểu mẫu A3 để giải quyết vấn đề.
• Sơ đồ quy trình làm việc.
• Tài liệu hướng dẫn công việc tiêu chuẩn (bao gồm: Làm gì, Làm như thế nào, Tại sao phải làm).
Giai đoạn tiếp theo là quản lý trực quan, với việc lắp đặt màn hình hiển thị KPI và phát triển các công cụ theo dõi tình trạng công việc trong xưởng và dịch vụ hiện trường.

5. Những Cải Tiến Nhỏ Tạo Ra Thay Đổi Lớn
Một chuyên gia điều hành nhận xét: “Chúng tôi tin rằng những cải tiến nhỏ, khi được tích lũy liên tục, sẽ tạo nên những khác biệt lớn.”
Từ khi áp dụng nguyên tắc quản lý Lean, trải nghiệm khách hàng đã cải thiện rõ rệt, nhờ vào sự thống nhất trong quy trình phục vụ.
Hệ thống bảng điện tử (Andon Board) giúp theo dõi tình trạng thiết bị và đơn hàng, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đồng thời là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của quản lý Lean.

6. Một Bước Một Lần – Kiên Trì Là Chìa Khóa
Một nhà quản lý hành chính cho biết doanh nghiệp của họ đã áp dụng Lean qua các giai đoạn:
1. Chứng nhận tiêu chuẩn quản lý Lean nội bộ.
2. Thực hiện và duy trì 5S.
3. Xây dựng quy trình công việc chuẩn.
4. Mở rộng sang quản lý trực quan và Hoshin Kanri – hoạch định chiến lược đồng bộ từ cấp cao đến từng cá nhân.
Kết quả? Doanh nghiệp sẵn sàng đón khách tham quan để chia sẻ kinh nghiệm Lean, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Noblelift Đông Nam Á – Đối Tác Tin Cậy Cung Cấp Xe Nâng VNA
Là thương hiệu hàng đầu trong ngành xe nâng, Noblelift Đông Nam Á chuyên cung cấp các dòng xe nâng, xe nâng điện và các thiết bị nâng hạ hiện đại nhất. Với mục tiêu mang đến những giải pháp tối ưu cho kho hàng và logistics, Noblelift Đông Nam Á không ngừng cải tiến công nghệ và mở rộng mạng lưới đại lý trên toàn khu vực.
Lợi ích khi hợp tác với Noblelift Đông Nam Á:
• Sản phẩm chất lượng cao: Xe nâng được thiết kế hiện đại, tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
• Hỗ trợ đại lý: Chính sách giá linh hoạt, hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành chuyên nghiệp.
• Giải pháp kho vận toàn diện: Không chỉ cung cấp xe nâng, Noblelift Đông Nam Á còn tư vấn và triển khai hệ thống kho hàng tối ưu.